Unite | 5 kroków do obniżenia kosztów w zakupach pośrednich

Od potrzeby zakupowej do płatności, wieloetapowy proces zakupowy może być czasochłonny i kosztowny. Odpowiadając na poniższe pytania wyjaśniamy, w jaki sposób można usprawnić zakupy i zmniejszyć koszty.

Jakie są główne koszty procesowe związane z zakupami?
Co sprawia, że tak trudno zoptymalizować koszty procesowe w zakupach pośrednich?
Jak usprawnić procesy zakupowe, aby obniżyć ich koszty?

Jakie są główne koszty procesowe związane z zakupami?

Proces P2P obejmuje każdy etap obsługi zamówień: od złożenia przez pracownika zapotrzebowania do płatności. Każda część procesu zakupowego wiąże się z kosztami, głównie związanymi z czasem, zasobami ludzkimi i pieniężnymi. Do tego dochodzi czas potrzebny na znalezienie odpowiednich dostawców i zatwierdzenie zamówień.

Jasna żarówka wyróżniająca się z szeregu innych

Zobacz, ile możesz zaoszczędzić

Sprawdź, ile czasu możesz zyskać dzięki cyfryzacji procesów zakupowych z Mercateo Marketplace i Procurement Portal Unite.

Oblicz potencjał oszczędnościowy

Co sprawia, że tak trudno zoptymalizować koszty procesowe w zakupach pośrednich?

Procesy zakupowe powinny być zorganizowane tak, aby były wydajne i niedrogie. Jednak zakupy pośrednie - czyli wszystkie materiały i usługi kupowane przez firmę, które nie są bezpośrednio związane z produkcją, ale są niezbędne do codziennego prowadzenia działalności - utrudniają optymalizację kosztów. Stanowią one dużą liczbę zamówień o niskiej wartości, są rozproszone i dokonywane u wielu różnych dostawców.

Poprzednie badanie przeprowadzone przez Unite wykazało, że średnia liczba dostawców w firmach (różnej wielkości) wynosi 1600, a w dużych przedsiębiorstwach nawet ponad 10 000. Wprowadzanie każdego dostawcy do systemu, manualna obsługa faktur i zamówień dla dużej liczby dostawców pochłania zasoby. Jest to szczególnie widoczne w przypadku firm bez ustandaryzowanych, cyfrowych procesów zakupowych.

Żmudne porównywanie ofert i manualne przesyłanie zamówień tekstowych są szczególnie czasochłonne. Aby ominąć ten wydłużony proces, wiele działów decyduje się na niestandardowe zakupy u niesprawdzonych dostawców bez zgody centralnego działu zakupów.

Jak usprawnić procesy i obniżyć ich koszty?

Dzięki odpowiednim narzędziom można zmniejszyć koszty związane z zakupami pośrednimi. Poniżej przedstawiamy pięć wskazówek dotyczących optymalizacji procesu P2P. Wyjaśniamy, w jaki sposób Mercateo Marketplace i Procurement Portal Unite wspierają zakupy.

Specjalista ds. zamówień wpisuje dane do zamówienia na laptopie

1. Cyfryzacja

Rozwiązanie e-procurement ułatwia cyfryzację wydatków pośrednich w całej organizacji, optymalizując proces P2P. Integracja z istniejącymi systemami zmniejsza liczbę zamówień tekstowych, przyspiesza wyszukiwanie i zmniejsza ilość pracy administracyjnej.

Nasze wsparcie:

Mercateo jest kompatybilne z ponad 40 systemami ERP i systemami innych firm (poprzez OCI lub cXML Punchout). Oferuje natychmiastowy dostęp do szerokiego asortymentu sprawdzonych dostawców, co oznacza, że pracownicy nie muszą zamawiać w innych miejscach. Zapytania zakupowe można łatwo przekształcić w zamówienia, a procesy księgowe są uproszczone dzięki elektronicznemu fakturowaniu.

Mercateo Marketplace oferuje dodatkowe funkcje zakupowe, takie jak zarządzanie użytkownikami, zatwierdzenia zamówień, listy zakupów, zarządzanie widokami oraz zaawansowaną wyszukiwarkę obejmującą produkty we wszystkich katalogach.

Dwóch pracowników działu zakupów analizuje dane

2. Potęga danych

Jeśli nie wiesz, ile kosztuje Twój proces, nie zobaczysz, ile możesz zaoszczędzić. Nasze badania pokazują, że całkowity koszt procesu, który obejmuje czas na wyszukiwanie artykułu, złożenie zamówienia w systemie ERP, otrzymanie i zaksięgowanie dostawy, skonfigurowanie nowego dostawcy w systemie, a następnie opłacenie faktury, jest zazwyczaj wyższy niż cena zamawianych towarów. Od utrzymania danych podstawowych po komunikację wewnętrzną i zatwierdzenia, proces ten może kosztować kilka tysięcy złotych na dostawcę.

Nasze wsparcie:

Zalecamy zebranie wiarygodnych danych, aby uzyskać jasny przegląd kosztów procesu i potencjalnych oszczędności, korzystając z naszego kalkulatora kosztów procesowych. Dzięki temu zobaczysz z dokładnością co do minuty, ile możesz zaoszczędzić dzięki naszej platformie. Obliczyliśmy możliwość oszczędności aż do 60%, co dla wielu firm stanowi znaczącą różnicę w budżecie.

Pracownik działu zakupów wskazujący Mercateo Marketplace na laptopie

3. Model jednego kredytora

Za każdym razem, gdy tworzysz nowego dostawcę w swoim systemie, wiąże się to z kosztami i nakładem pracy administracyjnej. Dlatego warto zdecydować się na system partnerski z modelem jednego kredytora. Oznacza to, że płatności dokonujesz tylko na jedno konto - niezależnie od ilu dostawców zamawiasz.

Nasze wsparcie:

Mercateo w ramach jednego kredytora oferuje produkty od kilkudziesięciu dostawców. Oznacza to brak konieczności zarządzania dostawcami oraz ograniczenie prac administracyjnych. Ponadto możesz zapraszać własnych zaufanych dostawców na platformę przy zachowaniu dedykowanych katalogów i wynegocjowanych warunków zakupu.

Wiele firm już zdecydowało się na to rozwiązanie. Zapoznaj się z doświadczeniami dostawcy energii EnBW, aby dowiedzieć się, w jaki sposób model jednego kredytora pomógł firmie usprawnić zakupy.

Pracownicy działu zakupów opowiadają o swoich procesach

4. Ujednolicone procesy

W miarę zwiększania skali działalności i rozwoju na arenie międzynarodowej, ustandaryzowane procesy i jasne zasady dotyczące zakupów są niezbędne, aby zdecentralizowany proces odniósł sukces. Rozwiązania wspierające scentralizowane zarządzanie dostawcami pomagają zapewnić działom zakupów kontrolę, jednocześnie umożliwiając pracownikom korzystanie z autonomii i wiedzy specjalistycznej.

Nasze wsparcie:

Mercateo ułatwia utrzymanie ujednoliconego procesu P2P. Staje się on łatwiejszy dzięki odpowiedniej strukturze zatwierdzania zamówień oraz opcji tworzenia dopasowanych widoków, która pozwala na blokowanie artykułów według wybranych grup produktów ECLASS. LGI, lider rynku w branży logistycznej, uwielbia uproszczone podejście. Teraz ich pracownicy mogą wyszukiwać potrzebne produkty w katalogach znanych dostawców i korzystać z wynegocjowanych cen.

Pracownik działu zakupów w magazynie zamawia nowe materiały na laptopie

5. Koniec z nieustrukturyzowanymi zakupami

Nieustrukturyzowane zakupy to nieefektywne zakupy usług i artykułów o niskiej wartości, w małych ilościach. Zwykle są to podstawowe, ale niezbędne rzeczy, których firma potrzebuje do prowadzenia działalności. Ten rodzaj wydatków zazwyczaj wykracza poza istniejące umowy ramowe z dostawcami, powodując szereg problemów dla firmy. Obejmują one błędy księgowe, pogorszenie relacji z dostawcami i wpływ na wyniki finansowe. Ponadto, niestandardowe zakupy ograniczają możliwość skorzystania z dedykowanych cen. Większy nakład pracy na księgowość oznacza także wzrost kosztów administracyjnych.

Nasze wsparcie:

Nasze rozwiązanie może pomóc kontrolować zakupy pośrednie, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności i szerokiej możliwości wyboru. Działy i pracownicy mogą składać zamówienia u preferowanych dostawców na wynegocjowanych warunkach cenowych.